SERVI EXPRESS S.A.S. identificada con Nit. 811038473-7, Matrícula 169309 y registrada ante Cámara de Comercio del Aburrá Sur y cuyo objeto o actividad económicas es la prestación servicios de alimentación masiva en restaurantes escolares y a empresas, domiciliada en el Municipio de Envigado – Antioquia con domicilio en la carrera 45 # 29 A sur – 37. Conforme a lo anteriormente expresado y en cumplimiento a la Ley Estatutaria 1266 de 2008, Por la cual se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, Ley 1581 de 2012 la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales, Resolución 76434 de 2012, Por la cual se deroga el contenido del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre Acreditación y se imparten instrucciones relativas a la Protección de Datos Personales, en particular, acerca del cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, para lo cual se reconoce la responsabilidad que conlleva el tratamiento de los datos personales e información de nuestros clientes y proveedores.[1] En las actividades que desarrolla la empresa día a día se recolecta, trata, almacena y dispone la información antes mencionada y por tanto en este documento se enmarcan todas las políticas, cuyo fin es la protección de la información que nos ha sido confiada, siendo nuestra intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros clientes, contratistas, proveedores y empleados. Consecución, Recolección y actualización de Datos e información La información, datos personales de personas naturales y Jurídicas determinadas o determinables pueden ser obtenidos por Servi Express S.A.S. mediante los siguientes medios y mecanismos:
- Relación comercial o profesional por parte de terceros con Servi Express S.A.S.
- Relación laboral con empleados y exempleados de Servi Express S.A.S.
- Aplicación en los procesos de selección realizados en la empresa.
- Solicitudes de información vía correo electrónico y medios magnéticos.
- Asistencia a capacitaciones, eventos o celebraciones que se realicen dentro de Servi Express S.A.S.
- Documentos físicos entregados en nuestras oficinas con solicitud de los mismos, estos podrán ser digitalizados y almacenados.
El suministro, entrega o envió de cualquier tipo de información personal u organizacional a “Las Sociedades”, hace constancia del tratamiento del uso de los mismos, donde el requiente solicitara los permisos y expresara la finalidad del uso de la misma, acogiéndose a las disposiciones normativas y de los decretos normativos ypolíticas de Servi Express S.A.S. para el tratamiento y uso de la misma.[2] Es necesario aclarar que la empresa no utilizara los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento en dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o con la autorización del Titular.[3] Es preponderante tener en cuenta que los datos personales requeridos podrán usarse para iniciar, adelantar procesos precontractuales con el consentimiento del aportante y mantener la relación contractual, informar u ofertar nuevos servicios comerciales, laboral, y/o para enviar información.[4] Así como para atender los requerimientos y solicitudes que sean presentadas por los titulares de los datos personales. Igualmente, los mismos serán tratados y/o entregados al cliente, el cual debe realizar un requerimiento formal y el cual podrá ser contestado en los próximos 15 días consiguientes a la misma solicitud. DEFINICIONES Las siguientes definiciones se encuentran en su mayoría previstas en el marco de la Ley 1581 de 2012, adicionalmente se encuentran algunas definiciones de dispuestas por la empresa con finalidad de aclarar los términos: Cliente:Persona natural o jurídica a la cual uno a varias empresas le prestan servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente. Proveedor externo:Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a una o más de empresas en virtud de una relación comercial preexistente. Empleado: Persona natural que presta servicios personales a cualquiera de Las empresas en virtud de un contrato de trabajo. Ex empleado: Persona natural que prestó servicios personales a cualquiera de las empresas en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa.Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de cualquiera de las empresas y que no tenga la calidad de Empleado. as con Proveedores externos de servicios: Personas naturales con quienes las empresas tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de la empresa. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. MARCO LEGAL Y NORMATIVO La presente política se rige bajo los siguientes leyes, Normas y Decretos:
- Constituciónpolítica de Colombia
- Ley 1266 de 2008.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1727 de 2009.
- Decreto 2952 de 2010.
- Decreto 1377 de 2013.
- Circular externa 002 de 2015.
POLÍTICAS Teniendo en cuenta que existen datos sensibles cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del titular o generar su discriminación, tales como información relacionada con origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos, en Servi Express S.A.S. tenemos las siguientes políticas frente al tratamiento de los datos personales, que hacen parte del desarrollo de nuestras actividades.
- No suministrar datos sensibles a las empresas a no ser que el titular considere que es necesario proveer este tipo de datos, en este caso solicitamos que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio.
- Dentro de los fines legales propios del objeto social de la empresa, en ningún caso la empresa suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información entregada y obtenida como se contempla en el numeral de Consecución, recolección y actualización de Datos e información.
- La empresa podrán llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales y potenciales, clientes los cuales hayan culminado contratos o relaciones y no hayan realizado disposición de la información, con el fin de remitir información comercial que a juicio de Servi Express S.A.S. pueda ser de su interés.
- Cuando la empresa esté realizando eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo por la misma podrá grabar audios, videos o tomar fotos de los asistentes a los eventos y de las didácticas realizadas durante su desarrollo. La información y datos podrán ser utilizados por Servi Express S.A.S. en página web, boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad que la empresa disponga.
- El titular de los datos puede solicitar en cualquier momento la información acerca de los datos personales que a él conciernan, o sobre aquellos que el mismo tenga potestad como tutor o responsable del titular según corresponda. Esta solicitud se debe realizar de manera formal y de forma física.
- Todos los datos obtenidos y la información personal captada por la empresa solo serán tratada por el personal competente y bajo laspolíticas de tratamiento de datos de la empresa garantizando la transparencia de los mismos.
- Los datos personales tratados dentro de la empresa deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles según lo contempla la ley, en caso de que los mismos no cumplan con alguna de estas características la empresa debe abstenerse de tratarlos.
- La empresa tratará la información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad cumpliendo así con laspolíticas de Responsabilidad Social Empresarial RSE, de las respectivas relaciones laborales como pagos de nómina, beneficios, evaluaciones de desempeño, apoyo familiar, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros.
- Servi Express S.A.S. podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal, adicionalmente podrán almacenar indefinidamente esta información y utilizarla en procesos de selección de personal futuros.
- La empresa no tratara los datos más allá de los plazos establecidos y pactados con el titular de los mismos, por tanto, cuando los datos dejen de cumplir la finalidad con la cual fueron recolectados, la empresa realizara una supresión de los mismos.
- Todo tratamiento de datos debe ser autorizado con anterioridad por el titular, dicha autorización debe realizarse de manera voluntaria, previa, expresa e informada a Servi Express S.A.S.
- Según la actividad económica de Servi Express S.A.S. los datos personales y sensibles serán recolectados con los siguientes fines: enviar información pertinente sobre nuestros productos y servicios, realización de contratos comerciales, realizar encuestas de satisfacción tanto con proveedores como clientes, eventos de mercadeo como campañas, promociones, ofertas entre otros, completar transacciones, emisión de facturación, captación de necesidades y expectativas de nuestros clientes y verificación de información financiera y judicial de nuestros clientes.
- Servi Express S.A.S. podrá recolectar datos biométricos de menores de edad que ingresen a las instalaciones de la empresa o que se encuentren vinculados a cualquiera de nuestros servicios de alimentación, en este caso la responsabilidad de ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información, así como entregar o revocar la autorización recaerá sobre el representante legal del menor.
- Servi Express S.A.S. solo usara los datos personales según las disposiciones de laspolíticas mencionadas y la previa autorización de los titulares, para efecto de transferencia o transmisión de datos, en caso de que los mismos sean requeridos, estos se realizaran mediante autorización previa del titular de los datos.
DERECHOS DEL TITULAR
- Consulta: Los Titulares podrán consultar mediante solicitud escrita los datos que reposen en nuestra base de datos.
- Rectificación y actualización de datos: Servi Express S.A.S. está en obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información perteneciente al mismo que se encuentre incompleta o inexacta, en virtud de este apartado el titular deberá realizar una petición formal a la empresa.
- Prueba de la Autorización: El titular podrá solicitar a Servi Express S.A.S. prueba de la aceptación dada para el tratamiento de sus datos.
- Utilización: El Titular tendrá derecho a ser informado en todo momento y según sea requerido acerca del uso que se ha dado a sus datos personales, cualquier solicitud de utilización, debe realizarse de forma formal y mediante una petición física.
- Quejas: En cualquier momento que el titular crea que se ha incumplido con laspolíticas planteadas o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja ya sea ante la empresa o si lo considera conveniente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Supresión: El Titular podrá, en todo momento, solicitar a Servi Express S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de uno o varios de los datos personales suministrados o recolectados por la empresa, mediante la presentación de una solicitud formal y física.
En ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados, el titular de los datos podrá dirigirse a Servi Express S.A.S. vía electrónica al correo servicioalcliente@restaurantesserviexpress.com o por medio físico a la dirección: Carrera 45 # 29 A sur – 37 Envigado – Antioquia. SEGURIDAD En conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, Servi Express S.A.S. se compromete a adoptar las políticas de seguridad y protección de datos personales impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Adicionalmente la empresa cuenta con políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible, es necesario destacar que la empresa realiza mejoramientos continuos con el propósito de mejorar la protección de toda la información recolectada, información personal y datos sensibles de nuestras partes interesadas. CAMBIOS A LA PRESENTE POLITICA Servi Express S.A.S. podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo considere necesario, en caso de realizarse algún cambio o modificación a la misma, este será publicado y difundido. En caso de realizarse un cambio en la finalidad del tratamiento de los datos personales, la empresa solicitará una nueva autorización a los titulares de los datos que así lo requieran. [1] Esta política de tratamiento de datos estará sujeta a reformas, actualizaciones normativas y estatutarias. [2] La EMPRESA podrá requerir la eliminación o entrega de la información en el momento que crea pretinen. [3] El CLIENTE podrá requerir modificaciones, actualizaciones o retiro de su información en el momento que crea pertinente. [4] La EMPRESA podrá requerir o contactar al cliente o proveedor para requerir o actualizar información de ser necesario.
